flower
il più efficiente sistema per la gestione integrata dei centri diagnostici
flower
il più efficiente sistema per la gestione integrata dei centri diagnostici
flower è un sistema studiato e creato per gestire le attività di centri diagnostici, ambulatori medici, centri di fisioterapia, centri di diagnostica per immagini e laboratori di analisi fornendo a queste realtà strumenti operativi e di controllo di gestione.
Facilità di utilizzo, affidabilità, velocità di esecuzione e flessibilità sono i suoi punti cardine.
Ogni modulo preserva la sua indipendenza strutturale; ciò consente l'utilizzo all'utente finale di alcune componenti della procedura senza il vincolo di acquisto dell'intero pacchetto.
Grazie alla sua estrema flessibilità il software si adatta perfettamente a qualsiasi struttura: centri diagnostici specializzati, ambulatori medici, piccoli centri privati, laboratori di analisi cliniche, centri di fisiokinesiterapia, centri di diagnostica per immagini. Target diversi con esigenze diverse a cui il programma può essere perfettamente adattato.
È inoltre personalizzabile, sia a livello di menu sia a livello procedurale, alle esigenze espresse dalla singola realtà nella quale viene installato. Sono personalizzabili anche le stampe, le reportistiche, le estrazioni dei dati per consentire una corretta comunicazione con eventuali software di tenuta contabile già presenti e consolidati in struttura.
La funzione di Prenotazione è strutturata per soddisfare sia le necessità del personale addetto alla prenotazione da sportello, che interagisce direttamente con il paziente, sia per l'operatore del CUP (Centro Unificato Prenotazioni). La maschera utilizzata è organizzzata per fornire all'operatore tutte le informazioni di cui ha bisogno per soddisfare le richieste del paziente e portare a termine anche prenotazioni complesse in una singola operazione. La prima pagina della maschera permette di raccogliere le informazioni relative alle prestazioni da prenotare ed alle convenzioni con cui il paziente effettua la prestazione; nella stessa sessione di prenotazione è possibile prenotare prestazioni fruite tramite convezioni diverse, ad es. SSN, assicurazioni, etc. Dopo aver determinato le prestazioni il sistema fornisce l'elenco degli appuntamenti disponibili, calcolando automaticamente il numero degli slot di appuntamento da utilizzare in relazione alla durata di ciascuna prestazione. A richiesta dell'operatore viene calcolato il costo previsto delle prestazioni prenotate, tenendo conto anche di eventuali listini personalizzati del professionista selezionato. È possibile prenotare più prestazioni singole in appuntamenti autonomi o consecutivi, cicli con cadenza fissa di una stessa prestazione (ad es. infiltrazioni), cicli completi di prestazioni (ad es. prestazioni di fisioterapia), checkup. Non vi è alcun limite tecnico al numero di prestazioni che possono essere prenotate in una stessa sessione di prenotazione.
La seconda pagina della maschera permette di individuare e selezionare il paziente per il quale si sta effettuando la prenotazione oppure di inserire i dati anagrafici minimi nel caso di un nuovo paziente. Dopo aver selezionato il paziente viene mostrato lo storico delle prestazioni svolte, colorando diversamente quelle già eseguite, solo prenotate oppure cancellate, permettendo all'operatore di prevenire eventuali doppie prenotazioni o errori di prenotazione, ad es. prentoare una nuova "prima visita" invece di una semplice "visita di controllo".
Avendo selezionato il paziente e le prestazioni si può procedere alla prenotazione, al termine della quale viene inviato via posta elettronica o stampato un promemoria di appuntamento. La presenza di eventuali preparazioni associate alle prestazioni prenotate è indicata all'operatore ed inserita automaticamente nel promemoria.
Funzioni di utilità permettono all'operatore di visualizzare l'agenda settimanale o mensile di un professionista.
Le stampe, personalizzabili, fanno riferimento alle prenotazioni del giorno e al dettaglio degli appuntamenti settimanali e mensili di ciascun professionista.
La funzione di Accettazione permette di completare la parte burocratico-amministrativa associata ad un episodio paziente. Nel caso di ricetta SSN dematerializzata viene effettuato l'accesso ai server, regionali o nazionali, e sono prelevate le informazioni ad essa associate, provvedendo alla sua presa in carico. Nel caso di paziente prenotato l'inserimento del codice fiscale (in via manuale o tramite lettore di codici a barre) o di un numero minimo di dati identificativi del paziente (cognome, nome e data di nascita) permette di richiamare l'episodio prenotato; nel caso di accettazione diretta gli stessi dati permettono di generare contestualmente un nuovo episodio e, se necessario, di inserire il nuovo paziente. I dati anagrafici del paziente sono aggiornati dall'operatore, se necessario, e ne viene verificata la congruenza tramite controlli incrociati su data di nascita, luogo di residenza, cittadinanza e posizione nei confronti del Sistema Sanitario Nazionale. La fase di accettazione effettua una rigorosa verifica di congruenza dei dati poiché la qualità dei dati inseriti in questa fase è determinante per il corretto fluire delle operazioni successive. Dopo che l'operatore ha confermato i dati anagrafici del paziente si passa alla verifica e validazione della prenotazione oppure all'inserimento dei dati relativi alle prescrizioni ed alle prestazioni richieste in caso di accettazione senza precedente prenotazione. Non vi sono limiti tecnici al numero di impegnative e prestazioni che possono essere indicate in un unico episodio. Anche in questo caso vengono applicati rigorosi controlli di congruenza dei dati, ad es. fra impegnativa e numero di prestazioni, esenzione eventualmente indicata e compatibilità con la prestazione richiesta. Per ciascuna prestazione possono essere indicati (o devono essere indicati a seconda della configurazione) il reparto di esecuzione, il professionista esecutore ed il professionista refertante; questi dati rappresentano la base sulla quale verranno svolte le elaborazioni dal modulo di calcolo delle compartecipazioni e dal modulo di statistica. La fase finale della accettazione effettua le operazioni di cassa e la stampa dei documenti fiscali, del modulo di ritiro referti (con l'indicazione della data prevista di consegna calcolata automaticamente), del modulo di accesso via web al referto del paziente indicante le credenziali generate automaticamente, delle eventuali etichette adesive da apporre ai contenitori del materiale biologico per il laboratorio, degli eventuali moduli prestampati associati alle prestazioni, del modulo della privacy.
Qualora il paziente abbia fornito il suo indirizzo email ed abbia autorizzato l'invio, il referto è automaticamente inviato all'indirizzo email designato. Il messaggio che accompagna il referto è ovviamente personalizzabile con le informazioni specifiche del Centro. In alternativa è possibile inviare un messaggio email che avvisa il paziente della disponibilità del referto.
Qualora il paziente abbia fornito il suo numero di cellulare ed abbia autorizzato l'invio, riceverà un SMS che lo informa della disponibilità del referto. Il messaggio SMS è ovviamente personalizzabile con le informazioni specifiche del Centro.
Ciascun paziente riceve un proprio set di credenziali al momento della accettazione e può accedere in autonomia al suo referto utilizzando una specifica pagina web.
Il Centro può, analogamente, fornire ai medici dei pazienti specifiche credenziali di accesso tramite cui il medico può, in autonomia, accedere ai referti dei suoi pazienti che hanno effettuato prestazioni presso il Centro. Il paziente può indicare all'operatore di accettazione di non rendere possibile l'accesso ad un referto da parte del proprio medico.
La funzione di consegna manuale dei referti è utilizzata per registrare data e ora di consegna del referto, gli estremi identificativi di chi ha effettuato il ritiro, in caso di ritiro su delega, e per visualizzare la posizione contabile del paziente con evidenza di eventuali partite aperte.
Nel caso di impegnative cartacee, dopo lo svolgimento della pratica amministrativa e della prestazione sanitaria, le impegnative devono essere raggruppate ed inviate alla ASL di competenza. A questo scopo un insieme di funzioni specifiche aiuta gli operatori a raggruppare ed inserire nelle scatole congruenti per destinazione tutte le impegnative lavorate. In questo modo è sempre possibile per il personale responsabile avere sotto controllo la congruenza fra impegnative lavorate ed impegnative consegnate alle ASL, evidenziando quelle 'disperse' che possono in questo modo essere rintracciate e reinserite nel ciclo di lavoro.
Il modulo Amministrazione consente di gestire le informazioni condivise e trasversali a tutti i moduli: anagrafica degli utenti che accedono alla procedura, anagrafica pazienti, clienti, fornitori, professionisti, strumenti, risorse operanti in struttura, prestazioni.
Questo modulo consente inoltre:
Sulla colonna di destra alcune schermate del modulo Amministrazione.
Agende è il modulo utilizzato per la generazione del calendario appuntamenti personalizzato per ciascun professionista.
Tramite la definizione di uno o più modelli di agenda settimanale si può effettuare la generazione del calendario degli appuntamenti; in alternativa è possibile semplicemente copiare un calendario settimanale esistente riutilizzandone la struttura o costruirne uno ex novo. Nella definizione della agenda è possibile indicare il numero e la durata delle sessioni, il numero degli appuntamenti per ciascuna sessione, la duranta di ciascuno slot prenotabile ed il numero degli eventuali slot di overbooking.
Parallelamente alle agende dei professionisti è gestito il calendario delle festività; di anno in anno vengono riportate le festività canoniche e quelle variabili per gestire le festività locali o eventuali periodi di chiusura della struttura.
Ogni risorsa operante in struttura ha la propria agenda e le proprie indisponibilità dovute ad es. a ferie o congressi. In conseguenza della registrazione di una indisponibilità gli appuntamenti coinvolti vengono marcati in modo da poter essere individuati dagli operatori del centro tramite la form dei "pazienti da avvisare". Da questa form l'operatore contatta il paziente per effettuare il trasferimento dell'intero appuntamento in una nuova data senza perdere traccia di quanto in precedenza scritto, comprese eventuali annotazioni.
Ogni movimentazione delle agende viene registrata riportando l'utente che l'ha eseguita, il giorno e l'ora della modifica. Sono attive numerose interrogazioni e stampe, anche personalizzate, del modulo. È possibile aggiungere al modulo la funzione che permette di inviare al paziente un promemoria di appuntamento tramite sms o e-mail.
Il modulo consente la gestione di un laboratorio analisi cliniche a partire dalla gestione di tutte le anagrafiche connesse, fino all'accettazione dei campioni, ai calcoli, ai referti, alla archiviazione dei risultati.
In particolare la sezione anagrafica consente l'inserimento di tutte le variabili connesse al lavoro del laboratorio e nello specifico:
La parte di accettazione prevede la gestione dell'intero iter del contenitore una volta giunto in laboratorio. Il contenitore conterrà le specifiche del suo utilizzo, ovvero se è da lavorare o se è destinato ad un altro laboratorio.
La procedura gestisce il collegamento da e verso laboratori esterni attraverso la gestione di liste di contenitori da inviare; per ogni invio viene tenuta traccia della data in cui sono stati inviati e della data in cui il laboratorio esterno ha consegnato i risultati.
La gestione dei referti prevede la firma digitalizzata da parte del personale di laboratorio autorizzato. È possibile visualizzarli prima di stamparli e controllarne il contenuto. Il referto viene archiviato in uno storico referti permettendo una semplice e pratica archiviazione dei dati e quindi una efficace elaborazione delle informazioni e dei risultati analitici. La stampa del referto è interamente personalizzabile; gli operatori dotati delle opportune autorizzazioni possono indicare quali campi riportare in stampa, in che posizione e per quali esami attraverso la gestione dell'anagrafica del modello del referto. Sono gestibili annotazioni da riportare in più punti del referto a seconda delle necessità.
La funzione di refertazione permette al medico di compilare il referto contestualmente alla esecuzione della prestazione oppure in un momento successivo, eventualmente avvalendosi dell'ausilio del personale di segreteria. Il referto compilato può essere firmato manualmente, apponendo la firma autografa, oppure elettronicamente, apponendo la firma digitale ai sensi del D.Lgs. N. 82 del 7 marzo 2005.
Durante la compilazione il medico può avvalersi delle macro generali o personali, ovvero utilizzare testi predisposti per l'uso da parte di qualsiasi medico o suo personale, permettendo di redigere con efficienza anche referti complessi e strutturati. Il testo generato in conseguenza della esplosione delle macro è sempre modificabile dal medico.
L'iter di un referto attraversa una serie di stati: in compilazione, pronto, firmato; in questo modo il personale di gestione può controllare il flusso individuando eventuali blocchi e provvedendo alla loro rimozione per un fluido proseguire del lavoro.
Tutti i referti generati sono archiviati e visualizzabili a richiesta da parte del medico.
Il modulo Casse permette di gestire le casse operatori e la cassa centrale registrando il fondo cassa degli operatori e del centro, le operazioni di apertura e chiusura delle casse operatori, le operazioni di apertura e chiusura della cassa centrale. Per facilitare le operazioni di quadratura per ogni operatore sono riepilogati giornalmente i documenti emessi e la modalità di pagamento, distinguendo i bancomat, le carte di credito, gli abbuoni e le operazioni in contanti.
I dati delle singole casse operatori, in seguito alla chiusura giornaliera, confluiscono nella cassa centrale dalla quale è possibile ottenere un quadro riepilogativo dei progressivi giornalieri.
Funzioni ausiliarie alla gestione cassa permettono la registrazione, semplificata, della prima nota del centro e il trasferimento in contabilità delle chiusure di cassa se è stato predisposto il collegamento con il sistema di contabilità in uso in azienda.
Il modulo Contabilità costituisce l'anello finale nella gestione amministrativa della prestazione effettuando la fatturazione alla convenzione e la generazione ed il controllo della notula dei professionisti eventualmente utilizzati per la esecuzione e la refertazione della prestazione.
Se il Centro è convenzionato con il SSN sono generati i file di invio della produzione mensile secondo le specifiche della Regione/ASL di riferimento. Dopo la convalida del file di produzione è possibile generare la fattura perfettamente corrispondente da inviare alla ASL.
La fatturazione agli enti è effettuata in una singola operazione per tutti gli episodi completati nel periodo di fatturazione indicato, generando automaticamente sia fatture raggruppate sia fatture singole per episodio secondo la configurazione specifica della convenzione. È prevista la generazione di singole note di credito per reinserire un episodio erroneamente fatturato nel successivo ciclo di fatturazione.
Analogamente è possibile generare le notule dei professionisti come strumento di controllo di gestione delle fatture da ricevere.
Le fatture emesse possono essere trasferite automaticamente nel sistema di contabilità in uso presso la azienda.
Qualora sia stato configurato è possibile generare ed inviare alla convenzione un file riepilogativo delle prestazioni svolte secondo il formato specifico concordato.
Tutte le attività economiche e non sono coinvolte dal Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati (GDPR 679/2016) che richiede alle aziende di essere proattive nella gestione e protezione dei dati aziendali e trasparenti sul modo in cui sono trattati i dati di qualsiasi cittadino europeo. I centri diagnostici ed i laboratori di analisi aggiungono un ulteriore carico di lavoro poiché trattano dati sensibili che devono essere specificamente protetti.
L'utilizzo di un servizio fruibile via internet solleva il Centro da qualsiasi responsabilità di conservazione dei dati e gli consente di ottemperare implicitamente e senza ulteriore sforzo ad alcune delle indicazioni della legislazione corrente e del GDPR in vigore dal 25 maggio 2018 per tutte le operazioni legate al trattamento dei dati, alla conservazione dei dati ed alla effettuazione delle copie di sicurezza, per citarne alcune.
Tutte queste operazioni sono naturalmente in carico al fornitore del servizio che si configura come Responsabile della Protezione dei Dati.
Dal punto di vista tecnico i dati di ciascun cliente (centro diagnostico e/o laboratorio di analisi) sono logicamente, semanticamente e strutturalmente autonomi poiché sono conservati in silos indipendenti.
L'accesso ai dati da parte degli operatori è consentito esclusivamente attraverso l'interfaccia fornita dalla applicazione.
Soltanto gli operatori abilitati di Soluzioni Informatica hanno l'accesso con privilegi di amministratore per le operazioni di manutenzione, verifica e controllo.
Al contempo i dati di ciascun cliente rimangono formalmente e sostanzialmente di assolutà proprietà del Cliente e devono essere consegnati in forma leggibile da un computer secondo formati standard in caso di migrazione ad altro sistema.
Un sospiro di sollievo nel pressante impegno quotidiano di gestione di un centro diagnostico o di un laboratorio di analisi.
flower è utilizzabile come servizio web con un semplice canone di abbonamento.
La filosofia server centrica derivante dall'utilizzo di un servizio fruibile via internet rende il client leggerissimo: per poter utilizzare flower è sufficiente un semplice pc dotato del browser Mozilla Firefox® oppure Chrome®. Se il pc si collega ad internet l'operatore sarà in grado di utilizzare flower. Il sistema risultante permette di abbinare efficienza, sicurezza, velocità e costi contenuti.
L'utilizzo di un servizio fruibile via internet solleva il Centro da qualsiasi responsabilità di conservazione dei dati e gli consente di ottemperare alle indicazioni della legislazione corrente e del GDPR in vigore dal 25 maggio 2018 per tutte le attività legate al trattamento dei dati, alla conservazione dei dati ed alla effettuazione delle copie di sicurezza, per citarne alcune. Tutte queste operazioni sono naturalmente in carico al fornitore del servizio che si configura come Responsabile della Protezione dei Dati.